Effizientes E-Mail-Management in Gmail: Tipps und Tricks

27. Mai 2023 Marina Meier

Zuletzt aktualisiert am 27. Mai 2023 von Lars Weidmann

Gmail zählt zu den besten E-Mail-Apps auf Android, und das aus gutem Grund. Sie bietet solide Automatisierung, Filter und Werkzeuge, die man nutzen kann. E-Mail-Posteingänge neigen dazu, sich mit Junk-Mails zu füllen, und obwohl man sie filtern, sortieren und aufräumen kann, erfordert der Vorgang manuelle Eingriffe. Manchmal besteht der manuelle Eingriff darin, alles Mögliche zu löschen oder zumindest zu archivieren, um es aus dem Weg zu räumen.

Während die Gmail-Apps für Mobilgeräte es nicht erlauben, alle E-Mails auf dem iPhone und Top-Budget-Android-Handys auszuwählen, kann man die Webversion nutzen, um den Job zu erledigen.

So wählt man alle E-Mails in Gmail in einem Desktop-Browser aus:

Öffne Gmail und melde dich gegebenenfalls mit deinen Google-Anmeldedaten an.
Wenn du dich im Gmail-Posteingang befindest, stelle sicher, dass du die gewünschte Ansicht und den gewünschten Inhalt angezeigt bekommst. Du kannst den Posteingang oder Ordner, in dem du arbeiten möchtest, über die Seitenleiste auswählen und einzelne Abschnitte innerhalb jedes Ordners oder Posteingangs ausblenden, um sie von der Auswahl auszuschließen.
Sobald du dich am richtigen Ort befindest und die richtigen E-Mails angezeigt werden, verwende das Kontrollkästchen über der Liste der E-Mails, um alle auszuwählen.

Beim Auswählen aller E-Mails siehst du verschiedene Optionen. Wähle eine relevante Option aus.

Alle: Wählt alle auf dem Bildschirm angezeigten E-Mails aus.
Keine: Hebt die Auswahl aller ausgewählten E-Mails im Ordner auf.
Gelesen: Wählt nur deine gelesenen E-Mails aus.
Ungelesen: Wählt nur deine ungelesenen E-Mails aus.
Mit Stern markiert: Filtert deine mit Stern markierten E-Mails in Gmail.
Ohne Stern: Zeigt alle E-Mails an, denen du keinen Stern zugewiesen hast.

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Standardmäßig wählt Gmail alle Nachrichten auf der aktuellen Seite aus. Du kannst alle Nachrichten im Ordner über das obere Menü auswählen.

Wenn du mehr Nachrichten in Gmail anzeigen möchtest, gehe wie folgt vor:

Starte Gmail auf dem Desktop. Klicke auf das Zahnrad-Symbol in der oberen rechten Ecke und öffne “Alle Einstellungen anzeigen”.
Klappe das Menü “Maximale Seitenanzahl” aus und wähle 100. Du kannst nicht mehr als 100 E-Mails auswählen, die im aktuellen Ordner angezeigt werden sollen.
Scrolle nach unten und wähle “Änderungen speichern”.

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Was kann man mit den ausgewählten E-Mails in Gmail tun?

Beim Auswählen aller E-Mails in Gmail stehen mehrere Optionen zur Verfügung.

Archivieren: Archiviert die ausgewählten E-Mails.
Spam melden: Meldet die ausgewählten E-Mails als Spam in Gmail. Sie werden alle in den Spam-Ordner verschoben.
Löschen:Löscht die ausgewählten E-Mails mit einem einzigen Klick. Das ist einer der Gründe, warum Leute alle E-Mails in Gmail auswählen.
Als ungelesen markieren: Markiert die E-Mails als ungelesen.
Aufschieben: Verschiebt alle E-Mails. Man kann einen bestimmten Zeitpunkt und ein bestimmtes Datum auswählen.
Zu Aufgaben hinzufügen: Fügt die ausgewählten E-Mails zu Google Tasks hinzu.
Verschieben nach: Verschiebt die ausgewählten E-Mails in einen anderen Ordner.
Labels: Wendet relevante Labels auf die ausgewählten E-Mails an.

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Die Optionen enden hier nicht. Man kann das Drei-Punkte-Menü neben den Labels auswählen und weitere Aktionen für die ausgewählten E-Mails überprüfen.

Als gelesen markieren: Markiert alle E-Mails als gelesen.
Als ungelesen markieren: Markiert alle E-Mails als ungelesen in Gmail.
Als wichtig markieren: Markiert alle E-Mails als wichtig in Gmail.
Als nicht wichtig markieren: Markiert alle E-Mails als nicht wichtig.
Stern hinzufügen: Fügt den ausgewählten E-Mails einen Stern hinzu.
Nachrichten wie diese filtern: Filtert ähnliche Nachrichten wie die ausgewählten E-Mails.
Stumm schalten: Stummschalten ausgewählter E-Mail-Threads in Gmail.
Weiterleiten als Anhänge: Leitet ausgewählte E-Mails als EML-Datei weiter.

Kann man in Gmail für Android alle E-Mails auswählen?

Kurz gesagt: Nein. Google beschränkt die Android-App auf manuelle Auswahl. Es gibt jedoch einen Workaround, der nur verwendet werden sollte, wenn keine andere Option zur Verfügung steht, da er nicht benutzerfreundlich ist. Wenn du deinen Posteingang aufräumen oder E-Mail-Verwaltung in großen Mengen durchführen musst und dies nur auf deinem Telefon tun kannst, dann führe es über den Webbrowser deines Telefons aus.

Öffne zuerst den Webbrowser deines Telefons, navigiere zu Gmail und melde dich mit deinen Google-Kontodaten an. Sobald du angemeldet bist, bestätige, dass du zur Browser-Version wechseln möchtest, anstatt die App herunterzuladen. Dadurch wird die mobile Version des browserbasierten Gmail-Posteingangs geöffnet. Befolge anschließend diese Schritte:

Wenn du den Gmail-Posteingang geöffnet hast, verwende die Browseroptionen deines Telefons – dies variiert je nach Browser, sollte sich jedoch in den Einstellungen und anderen Optionen befinden – um von der mobilen Version der Webseite zur Desktop-Version zu wechseln und die Seite neu zu laden.
Nachdem die Desktop-Version geladen ist, wirst du feststellen, dass sich nur wenig geändert hat, außer der UI-Skalierung. Um zur eigentlichen Desktop-Version zu gelangen, tippe auf die drei horizontalen Linien in der oberen linken Ecke des Bildschirms, um die Posteingangsoptionen zu öffnen.
In den Posteingangsoptionen scrolle nach unten und tippe auf “Desktop” neben”Gmail anzeigen”, um die Desktop-Version von Gmail auf deinem Telefon zu öffnen.
Du wirst möglicherweise mit einem Bildschirm begrüßt, der die Optionen “Zur neuesten Gmail-Version wechseln” und “Ich möchte HTML Gmail verwenden” anzeigt. Wähle “Zur neuesten Gmail-Version wechseln”, um die moderne Gmail-Benutzeroberfläche zu öffnen.
Wenn die Desktop-Version von Gmail auf deinem Telefon geöffnet ist, verwende den oben beschriebenen Vorgang für die Desktop-Browser-Version. Es wird lediglich auf einem kleineren Bildschirm durchgeführt.

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Vermeide kleine Bildschirme für produktive Arbeit

Es ist bedauerlich, dass Google die Gmail-App nicht funktionaler gestaltet. Es ist nicht so, als ob die Bildschirme von Smartphones zu klein wären, um Arbeit zu erledigen. Wenn du versuchst, unterwegs produktiv zu sein, aber keine sperrige Laptop mit dir herumtragen möchtest, könnte ein Android-Tablet eine gute Option sein, insbesondere da viele der besten Geräte Desktop-Umgebungen in die Benutzererfahrung integriert haben.